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Uso del sistema de presentación electrónica de la Junta Departamental de Apelaciones ("Sistema de presentación electrónica de la DAB") para casos ante la División de Acciones Civiles

Esta página contiene instrucciones acerca de cómo utilizar el sistema de presentación electrónica de la Junta Departamental de Apelaciones (Departmental Appeals Board, DAB) ("Sistema de presentación electrónica de la DAB") para presentar y gestionar un caso de forma electrónica, y responder a este y administrar el caso antes un juez administrativo de la División de Acciones Civiles (Civil Remedies Division, "CRD").

Antes de que una parte pueda presentar o recibir documentos relacionados con la apelación de forma electrónica mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB, la parte (si comparece en representación de sí misma) o el representante de la parte (un empleado, un abogado externo o algún otro representante que no sea un empleado) deben convertirse en usuario registrado del Sistema de presentación electrónica de la DAB. Consulte la siguiente sección, denominada "Registro para presentación electrónica".

La presentación electrónica de un documento no exime a la persona que lo presenta de su obligación de notificar a las otras partes acerca de dicho documento. Además, el envío de un documento a la CRD como adjunto de un correo electrónico no es un método de presentación electrónica permitido en casos ante la CRD, ya que la presentación electrónica debe realizarse mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB.

La División de Acciones Civiles recomienda que las partes con capacidad de presentar documentos de forma electrónica utilicen el Sistema de presentación electrónica de la DAB. No obstante, la presentación de documentos en papel en casos en los que se permita la presentación electrónica continúa disponible para las partes que no puedan realizar presentaciones electrónicas. Si una parte no puede utilizar el Sistema de presentación electrónica de la DAB, debe enviar los documentos relacionados con la apelación a la CRD utilizando un servicio de entrega comercial o por correo postal a la siguiente dirección:

Department of Health and Human Services
Departmental Appeals Board, MS 6132
Civil Remedies Division
330 Independence Avenue, S.W.
Cohen Building — Room G-644
Washington, D.C. 20201

Si una parte presenta una solicitud de audiencia mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB, ambas partes deben realizar todas las presentaciones futuras mediante ese método, y la CRD emitirá todos los documentos de forma electrónica utilizando el Sistema de presentación electrónica de la DAB. En casos en los que la parte no federal no pueda utilizar el Sistema de presentación electrónica de la DAB, la CRD permitirá que la parte federal presente documentos de forma electrónica. No obstante, esa parte debe notificar a la parte contraria mediante una copia en papel de la presentación en la fecha límite de presentación o antes de esta. En este caso, la CRD emitirá documentos de forma electrónica utilizando el Sistema de presentación electrónica de la DAB y proporcionará copias en papel a la parte que no pueda utilizar dicho sistema.

El Sistema de presentación electrónica de la DAB notificará a ambas partes por correo electrónico (y dichos correos se dirigirán a los representantes de las partes) siempre que una parte presente un documento o el juez administrativo lo emita mediante dicho sistema. La notificación enviada por correo electrónico incluirá un enlace a la pantalla de inicio de sesión del Sistema de presentación electrónica de la DAB. Al iniciar sesión, la parte será dirigida a la página de registro de la apelación que corresponda, desde donde puede ver o descargar el documento recientemente presentado o emitido.

Se considerará que una parte que presenta una solicitud de audiencia mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB ha prestado su consentimiento para la notificación electrónica de los documentos relacionados con la apelación que los CMS o la OIG presenten, o que la CRD emita en nombre del juez administrativo mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB. En consecuencia, también se considerará que los CMS o la OIG han prestado consentimiento para la notificación electrónica.

En todo momento, la parte litigante que realiza la presentación electrónica asume el riesgo de todos los errores, no solo aquellos que se atribuyen a un mal funcionamiento del sistema de presentación electrónica que podría generar la imposibilidad de finalizar una presentación electrónica. Si la persona que realiza la presentación experimenta problemas con el sistema de presentación electrónica antes de las 16:00 h, hora del Este, debe comunicarse con Asistencia del sistema de presentación electrónica enviando un correo electrónico a OSDABImmediateOffice@hhs.gov. Después de las 16:00 h, hora del Este, la persona que realiza la presentación debe notificar a la DAB en el próximo día hábil y proporcionar, con el mayor detalle que pueda, la naturaleza del problema, y, de ser posible, documentación de respaldo o prueba del problema, como una copia de un mensaje de error o una captura de pantalla de una página de error.

Registro para presentación electrónica

Para registrarse como usuario del Sistema de presentación electrónica de la DAB, haga clic en "Registrarse" en la página de inicio del Sistema de presentación electrónica de la DAB, ingrese la información solicitada en el formulario "Registrar nueva cuenta" y, luego, haga clic en "Registrar cuenta", en la parte inferior de dicho formulario.

Como parte del proceso de registro, se pedirá que la parte o el representante de la parte proporcionen una dirección de correo electrónico y que elija una contraseña. La confirmación de registro se enviará a la dirección de correo electrónico proporcionada por el solicitante. El Sistema de presentación electrónica de la DAB enviará, a la dirección de correo electrónico del solicitante, una notificación acerca de la presentación electrónica (de todas las partes, incluido el solicitante) o de la publicación (por la CRD) de los documentos relacionados con la apelación. Consulte la sección a continuación denominada "Cómo la División de Acciones Civiles utilizará el Sistema de presentación electrónica de la DAB". Un usuario registrado puede presentar una cantidad indeterminada de apelaciones en nombre de una o más partes que represente.

La dirección de correo electrónico y la contraseña suministradas durante el registro deben ingresarse en la pantalla de inicio de sesión para tener acceso al Sistema de presentación electrónica de la DAB. El acceso al Sistema de presentación electrónica de la DAB por parte de un usuario registrado se limita a las apelaciones para las que es parte o representante autorizado.

Si una parte tiene más de un representante, cada representante debe registrarse de forma individual para utilizar el Sistema de presentación electrónica de la DAB en nombre de la parte. En dicho caso, el representante principal (o abogado), al presentar una apelación en la página Presentar una nueva apelación, especificará que otro representante (o codefensor) también gestionará el caso en nombre de la parte. El representante principal (o abogado) indicará si el otro representante (o defensor) también ha registrado una cuenta. Si el otro representante (o defensor) ya ha registrado una cuenta, el administrador del sistema confirmará el registro y vinculará a dicho representante (o defensor) con la solicitud de audiencia presentada. Si el otro representante (o defensor) no tiene una cuenta registrada, el representante principal debe ingresar el nombre y la dirección de correo electrónico del otro representante (o defensor) al presentar la apelación en la página Presentar una nueva apelación. El otro representante (o defensor) recibirá un correo electrónico con un enlace a la página de registro una vez que se presente la apelación.

Un usuario registrado debe actualizar con prontitud la cuenta en el Sistema de presentación electrónica de la DAB para reflejar cambios en el número de teléfono, la dirección de correo electrónico o la dirección de correo postal del usuario. Para actualizar esta información, inicie sesión en el Sistema de presentación electrónica de la DAB desde la página de inicio del sistema y, luego, haga clic en el botón "Gestionar cuenta" que se encuentra a la izquierda de la pantalla.

Para restablecer una contraseña que haya olvidado, haga clic en el enlace "He olvidado la contraseña" que aparece en la página de inicio de sesión en https://dab.efile.hhs.gov/login y, luego, ingrese la dirección de correo electrónico del usuario registrado. La contraseña actual del usuario se restablecerá, y la nueva contraseña se enviará a la dirección de correo electrónico del usuario.

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Presentación de solicitud de audiencia y documentación de respaldo

Una parte presenta una solicitud de audiencia y documentación de respaldo de las siguientes maneras:

Si el Sistema de presentación electrónica de la DAB acepta la solicitud de audiencia y los documentos de respaldo, asignará un "número de seguimiento" a la presentación y generará una página de confirmación en la que se indica el número de seguimiento, se resume la información que la parte o su representante proporcionaron sobre la apelación, se identifica los documentos cargados y se especifica la fecha y la hora de la presentación. La parte debe imprimir la página de confirmación para sus registros. El sistema también enviará por correo electrónico, de forma automática, la confirmación de la presentación a los representantes (o al defensor) de la parte y a los CMS o a la OIG.

Fecha de presentación

Se considerará que todo documento, incluida una solicitud de audiencia, ha sido presentado en un día determinado si es cargado en el Sistema de presentación electrónica de la DAB a las 23:59 h, hora del Este, de ese día o antes de esa hora.

Acuse de recibo de la CRD y registro de la apelación

De forma oportuna después de la presentación de la solicitud de audiencia, la CRD asignará un número de registro a la solicitud de audiencia si considera que esta es aceptable, y notificará el número de registro de la apelación al solicitante y a los CMS o a la OIG (mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB). Con el correo electrónico que registre la solicitud de audiencia, la CRD también adjuntará una orden o una carta de acuse de recibo que confirme la recepción de la apelación, asigne un juez administrativo y un abogado al caso, informe a las partes acerca de los próximos pasos en el proceso de apelación, como fechas de escritos o una llamada telefónica inicial, y los procedimientos relevantes de la CRD, y analice cualquier otra cuestión que requiera la atención de la CRD o las partes.

Requisitos de contenido y fechas límite de presentación

Las reglamentaciones de los CMS y la OIG establecen la fecha límite para la presentación de una solicitud de audiencia. Además, las reglamentaciones incluyen requisitos e instrucciones adicionales acerca del contenido y de la organización de la solicitud de audiencia y la documentación de respaldo, junto con la presentación de documentación de respaldo después de la solicitud de audiencia. Estos requisitos de presentación y contenido corresponden, de igual modo, a apelaciones presentadas de forma electrónica y por otros medios.

Como mínimo, la CRD requiere que una parte presente una solicitud de audiencia firmada y la carta de notificación subyacente de los CMS o la OIG que establezca la acción tomada y los derechos de apelación de la parte. Todos los documentos deben enviarse en formato Portable Document Format ("PDF").

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Respuesta a una solicitud de audiencia

Como se mencionó anteriormente, si la parte presenta una solicitud de audiencia mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB, los CMS o la OIG deben presentar su respuesta de la misma manera (y se considera que prestan consentimiento para la notificación electrónica). Para presentar la respuesta (o cualquier otro documento relacionado con la apelación), los abogados de los CMS o la OIG deben iniciar sesión en el Sistema de presentación electrónica de la DAB, hacer clic en el número de registro correspondiente en la página "Gestionar apelaciones existentes" y, luego, hacer clic en "Cargar nuevo documento" e ingresar la información solicitada, y cargar el documento.

Los CMS o la OIG pueden utilizar el Sistema de presentación electrónica de la DAB para presentar su respuesta y otros documentos relacionados con la apelación, incluso si la parte no presentó la solicitud de audiencia de forma electrónica. No obstante, en ese caso, los CMS o la OIG también deben enviar una copia de la presentación a la parte por correo postal, servicio de entrega personal o servicio de entrega comercial.

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Pruebas

En un caso en el que el juez administrativo haya programado una audiencia en persona u ordenado que una decisión se tome en función del registro por escrito, dicho juez ordenará que se presenten diversos documentos a la parte contraria y que estos sean intercambiados entre las partes. Los documentos cuyo objetivo sea demostrar hechos alegados por una parte deben presentarse como pruebas.

Las partes deben presentar las pruebas como archivos electrónicos individuales o por separado. En otras palabras, la parte debe cargar cada prueba de forma individual. Cada prueba debe marcarse con una designación abreviada para la parte que ofrece la prueba (seguida de la abreviatura "Pr." por "prueba"). Por ejemplo, la designación "S" para Solicitante se utiliza, generalmente, para partes no federales. "CMS" se utiliza para los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid como parte, e "IG" se utiliza para el inspector general del Departamento de Salud y Servicios Humanos (Health and Human Services, HHS) como parte. En consecuencia, al cargar las pruebas, estas deben denominarse "S Pr. ___" o "CMS o IG Pr. ___".

Las pruebas deben marcarse con el número de registro del caso. Estas designaciones están seguidas de un número entero (uno no utilizado anteriormente por la parte que ofrece la prueba), no una letra, no una combinación de números y letras, y no un número con un separador decimal. Según los procedimientos de la CRD, la prueba en formato PDF debe incluir las siguientes notaciones al cargarse:

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Sustitución de un representante

Si una parte desea cambiar de representante, el representante actual de la parte debe notificar a la CRD y al juez administrativo acerca de la sustitución mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB. La parte debe incluir una carta de comparecencia firmada del nuevo representante con la notificación de sustitución. El nuevo representante debe registrarse para utilizar el Sistema de presentación electrónica de la DAB, y la carta de comparecencia debe estar firmada y fechada. La carta también debe incluir la dirección de correo electrónico que fue utilizada (o que será utilizada) por el nuevo representante en el proceso de registro.

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Formatos de documentos permitidos

Como se mencionó anteriormente, los documentos presentados de forma electrónica ante la CRD deben enviarse en formato Portable Document Format ("PDF"). Todos los documentos electrónicos deben tener un formato que permita la impresión en papel estándar de 21,5 cm x 27,9 cm.

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Cómo la CRD utilizará el sistema de presentación electrónica

Cuando una parte haya presentado la solicitud de audiencia mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB, la CRD utilizará dicho sistema para emitir y notificar toda disposición, resolución o decisión a las partes. En tal caso, la CRD no enviará copias en papel a las partes por correo postal.

Cuando la CRD emite un documento mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB, el documento se publica en la hoja de registro de la apelación correspondiente. De forma simultánea, se envía un correo electrónico a todas las partes, o a los representantes de las partes, que notifica acerca de la emisión del documento.

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Fecha de recepción de documentos de la CRD

Ante la falta de notificación a la CRD de circunstancias que imposibiliten o retrasen la entrega por correo electrónico, se considera que las partes han recibido una notificación, una disposición u otro documento que la CRD envió a las partes mediante el Sistema de presentación electrónica de la DAB en la fecha de publicación del documento en el Sistema de presentación electrónica de la DAB.

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Hoja de registro electrónico: visualización y descarga de documentos de apelación

Para cada apelación registrada, el Sistema de presentación electrónica de la DAB genera una "hoja de registro" que enumera, por fecha y hora de presentación, todos los documentos presentados por las partes y todos los documentos que la CRD emitió para dicha apelación. Las partes pueden ver o descargar cualquier documento relacionado con la apelación al hacer clic en el enlace de la hoja de registro a dicho documento.

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Problemas con la entrega por correo electrónico

Los usuarios registrados son responsables de garantizar que los correos electrónicos del Sistema de presentación electrónica de la DAB (notifications@dab.efile.hhs.gov) no sean bloqueados por filtros de correo no deseado u otros.

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Reglamentación de la presentación electrónica por parte de la CRD

La CRD se reserva el derecho de solicitar a las partes que cambien a los métodos tradicionales (es decir, no electrónicos) de presentación y notificación cuando las circunstancias lo requieran.

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Firma electrónica

El uso del Sistema de presentación electrónica de la DAB para presentar un documento cumple con todo requisito de firma que corresponda al representante de la parte que realizó la presentación. (La dirección de correo electrónico y la contraseña utilizadas por el representante para tener acceso al Sistema de presentación electrónica de la DAB servirán como firma electrónica de la persona que realiza la presentación en los documentos que, normalmente, incluirían la firma de dicha persona o que deberían incluirla). La copia electrónica de un documento redactado por una persona distinta del representante de la parte (por ejemplo, la declaración jurada o no jurada de un testigo) debe estar en un formato electrónico (generalmente, PDF) que capture la firma física real.

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Asistencia técnica

Si experimenta problemas con el Sistema de presentación electrónica de la DAB o tiene preguntas sobre este, comuníquese con Asistencia del sistema de presentación electrónica enviando un correo electrónico a OSDABImmediateOffice@hhs.gov. La persona que realiza la presentación debe proporcionar, con el mayor detalle que pueda, la naturaleza del problema, y, de ser posible, documentación de respaldo o prueba del problema, como una copia de un mensaje de error o una captura de pantalla de una página de error.

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